Offertes en leadopvolging slim organiseren als lokale ondernemer

Snelheid is de belangrijkste factor

Wie een aanvraag doet, vraagt vaak tegelijk bij een paar bedrijven. Wie het eerst reageert met een concreet antwoord, heeft een streepje voor. Dat hoeft geen volledige offerte te zijn — een bevestiging dat u hebt ontvangen en wanneer u terugkomt, is al genoeg om iemand niet te laten afhaken.

Zorg dat aanvragen ergens landen die u checkt

• Eén vast e-mailadres of nummer waar aanvragen binnenkomen, niet verspreid over meerdere kanalen
• Meldingen aanzetten zodat u een aanvraag niet mist tussen andere mail
• Een vaste dagelijkse check, ook op drukke dagen

Standaardiseer wat u kunt standaardiseren

Een offertesjabloon met vaste onderdelen scheelt u elke keer opnieuw nadenken over de opbouw. Laat ruimte voor het maatwerk per klant, maar zorg dat de vaste bouwstenen — uw werkwijze, garantievoorwaarden, betaalafspraken — al klaarstaan.

Vraag op uw website om de juiste informatie

• Wat voor klus of dienst het gaat
• Waar de klant zit of waar het werk moet gebeuren
• Wanneer het moet gebeuren
• Hoe u het beste te bereiken bent

Volg op, ook als u niets hoort

Een offerte die u verstuurt en waar u nooit meer op terugkomt, levert vaker niets op dan een offerte waar u na een week netjes naar informeert. Eén korte follow-up appje kost u een minuut en verandert regelmatig een 'we denken er nog over na' in een opdracht.

Houd overzicht, ook zonder ingewikkeld systeem

U hebt voor de meeste lokale bedrijven geen duur CRM-systeem nodig. Een simpel overzicht — op papier, in een spreadsheet of in uw agenda — met wie wat heeft aangevraagd en wanneer u hebt opgevolgd, voorkomt dat aanvragen tussen wal en schip vallen.

Wat uw website daarin kan betekenen

Een helder contactformulier dat de juiste vragen stelt, scheelt u een paar rondes heen-en-weer mailen. En een duidelijke indicatie van uw werkwijze en eventueel prijsniveau op de site zorgt dat de aanvragen die binnenkomen ook passen bij wat u doet.